- Die Fristen im Einzelnen
- Empfang: das unterschätzte Risiko
- XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied in einem Satz
- Welches Format für welchen Betrieb
2026 ist für kleine Betriebe das letzte ruhige Jahr. Versenden darfst du deine Rechnungen bis zum 31.12.2026 weiterhin auf Papier, und mit Zustimmung des Empfängers auch als einfaches PDF. Empfangen musst du strukturierte E-Rechnungen dagegen schon seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Betriebsgröße. Ab 2027 kippt die Versandseite für alle mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für den Rest.
Die Formatfrage ist dabei weniger dramatisch, als sie klingt: XRechnung und ZUGFeRD erfüllen beide die europäische Norm EN 16931 und sind steuerlich gleichwertig. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, braucht XRechnung. Alle anderen fahren mit ZUGFeRD besser, weil die Rechnung gleichzeitig lesbar bleibt.
Die Fristen im Einzelnen
Maßgeblich ist das Wachstumschancengesetz, konkretisiert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Betroffen sind ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor, was im Handwerk mit hohem Privatkundenanteil ein großer Teil des Belegvolumens ist.
- Seit 1.1.2025: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können. Ein normales E-Mail-Postfach genügt laut BMF, ein Portal ist nicht vorgeschrieben.
- Bis 31.12.2026: Papierrechnungen bleiben zulässig. Ein PDF oder sonstiges nicht normkonformes Format braucht die Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann.
- Ab 1.1.2027: Wer im Vorjahr, also 2026, mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
- Ab 1.1.2028: Die Pflicht gilt für alle, auch für Betriebe unter der 800.000-Euro-Grenze. Auch die Übergangsregelung für alte EDI-Verfahren endet.
Zwei Ausnahmen entlasten gerade kleine Betriebe spürbar. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 von der Ausstellungspflicht befreit und dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen schreiben. Und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV fallen ebenfalls nicht unter die Pflicht. Die Empfangspflicht gilt für beide Gruppen trotzdem.
Empfang: das unterschätzte Risiko
Die meisten Betriebe diskutieren über den Versand und übersehen, dass die Empfangsseite längst scharf ist. Schickt dir ein Lieferant heute eine XRechnung als XML-Datei, musst du sie annehmen, auswerten und revisionssicher ablegen können. Lehnst du sie ab oder verlangst ein PDF, hast du kein Recht auf eine Ersatzrechnung, und der Vorsteuerabzug hängt an dem Dokument, das dir zugegangen ist.
Praktisch reicht dafür eine klar kommunizierte Rechnungsadresse, etwa rechnung@betrieb.de, und ein Programm, das XML lesen kann. Für die reine Sichtprüfung gibt es kostenlose Viewer, unter anderem von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Wer Belege über ein Buchhaltungsprogramm oder den Steuerberater verarbeitet, sollte dort nachfragen, ob der XML-Import aktiv geschaltet ist. Er ist es oft, aber nicht immer.
XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildschirmansicht. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3, in das dieselben strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Du siehst das gewohnte Rechnungsbild, die Software des Empfängers liest den Datensatz.
Beide erfüllen die EN 16931 und sind umsatzsteuerlich gleich behandelt. Entscheidend ist bei ZUGFeRD das Profil. Die Profile Minimum und Basic WL enthalten nicht alle Pflichtfelder der Norm und gelten damit nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab Profil Basic aufwärts passt es, üblich ist EN 16931 (früher Comfort). Prüfe in deiner Software, welches Profil voreingestellt ist, denn manche Programme liefern ab Werk Minimum aus.
Für Aufträge der öffentlichen Hand führt an XRechnung in der Regel kein Weg vorbei. Der Bund verlangt sie bei Direktaufträgen ab 1.000 Euro netto, die Länder regeln es unterschiedlich: manche fordern aktiv XRechnung, andere nehmen sie nur entgegen. Dazu kommt die Leitweg-ID, die der Auftraggeber vergibt und die zwingend in die Rechnung gehört. Ohne sie läuft die Datei ins Leere.
Welches Format für welchen Betrieb
| Ausgangslage | Versandpflicht ab | Empfohlenes Format |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer § 19 UStG | keine Ausstellungspflicht, Empfang seit 2025 | PDF weiter möglich, ZUGFeRD freiwillig als Übung |
| Bis 800.000 € Vorjahresumsatz, nur Privat- und Firmenkunden | 1.1.2028 | ZUGFeRD (Profil EN 16931) |
| Bis 800.000 €, regelmäßig öffentliche Auftraggeber | heute schon für B2G | XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für den Rest |
| Über 800.000 € Vorjahresumsatz | 1.1.2027 | ZUGFeRD als Standard, XRechnung auf Anforderung |
| Zulieferer für Industriekunden mit EDI | 1.1.2027 bzw. 2028, EDI-Übergang endet 31.12.2027 | Format nach Vorgabe des Kunden klären |
Die Empfehlung für den Normalfall lautet ZUGFeRD. Der Grund ist banal, aber entscheidend: Ein Teil deiner Kunden kann oder will das XML nicht lesen, und im ZUGFeRD-PDF sieht die Rechnung aus wie bisher. Du brauchst keine zwei Prozesse. XRechnung setzt du zusätzlich nur dort ein, wo ein Auftraggeber sie ausdrücklich verlangt, typischerweise Kommunen, Landesbetriebe und Bundesbehörden.
Archivierung: 8 Jahre, und zwar das Original
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für eine E-Rechnung heißt das: Der strukturierte Datensatz selbst muss acht Jahre lang unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar vorliegen.
Ein Ausdruck reicht nicht. Ein PDF-Screenshot der XRechnung reicht ebenfalls nicht, weil damit der auswertbare Teil verloren geht. Bei ZUGFeRD muss das PDF mitsamt eingebettetem XML erhalten bleiben, ein nachträgliches Umspeichern darf die Anlage nicht entfernen.
Die GoBD verlangen darüber hinaus eine Verfahrensdokumentation. Für einen Handwerksbetrieb sind das keine 40 Seiten, sondern eine knappe Beschreibung: wo Rechnungen eingehen, wer sie prüft, in welches System sie wandern, wie lange sie dort liegen und wie das System Änderungen protokolliert. Genau dieses Dokument fehlt in der Praxis am häufigsten und ist bei einer Betriebsprüfung das Erste, wonach gefragt wird.
Finger weg vom reinen Outlook-Ordner als Archiv. E-Mail-Postfächer erfüllen die Unveränderbarkeit nicht.
Was die Umstellung kostet
Bei den meisten Handwerker- und Buchhaltungsprogrammen ist die E-Rechnung inzwischen Teil der laufenden Wartung oder des Abos, zusätzliche Lizenzkosten fallen dann nicht an. Teuer wird es nur dort, wo noch mit Word-Vorlagen oder einer abgekündigten Offline-Version gearbeitet wird. Dann steht ein Softwarewechsel an, und der kostet mehr Einarbeitung als Geld.
Der größere Posten ist Zeit. Rechne für einen Betrieb mit wenigen Mitarbeitern mit etwa ein bis zwei Arbeitstagen, verteilt auf: Stammdaten aufräumen (vollständige Adressen, Steuernummer oder USt-IdNr., korrekte IBAN), Rechnungsvorlage auf die Pflichtfelder der Norm anpassen, Testrechnungen an zwei Kunden schicken und das Ergebnis vom Steuerberater gegenprüfen lassen.
Ein Detail, das regelmäßig Ärger macht: Freitextfelder. Was bisher als Fließtext in der Rechnung stand, etwa Leistungszeitraum, Skontovereinbarung oder Hinweis auf § 13b UStG, gehört in der E-Rechnung in definierte Felder. Steht die Skontoregel nur im Bemerkungsfeld, wertet sie die Software des Kunden nicht aus, und du wartest auf Geld, das längst gekürzt überwiesen wurde.
Checkliste für 2026
- Eine feste Rechnungs-Mailadresse einrichten und Lieferanten aktiv mitteilen.
- Prüfen, ob die vorhandene Software XML importieren und ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder höher ausgeben kann.
- Vorjahresumsatz 2026 im Blick behalten: über 800.000 Euro bedeutet Versandpflicht ab 1.1.2027.
- Kundenstamm trennen nach B2B, B2G und Privat. Nur die ersten beiden Gruppen sind betroffen.
- Archivweg festlegen und die Verfahrensdokumentation auf zwei Seiten schreiben.
- Mit dem Steuerberater klären, wie die Belege übergeben werden, bevor das erste XML im Postfach liegt.
Wer unter 800.000 Euro liegt und 2026 freiwillig umstellt, hat einen handfesten Vorteil: Fehler im Format fallen auf, solange die Papierrechnung noch als Rückfallebene erlaubt ist. Ab 2028 gibt es diese Rückfallebene nicht mehr.
